Zaproszenie do składania ofert na wykonanie platformy internetowej Fundacji „Otwarcie”

Fundacja na Rzecz Rozwoju Dzieci i Młodzieży „Otwarcie” zaprasza do składania ofert na zaprojektowanie, wykonanie, uruchomienie oraz przekazanie Fundacji nowoczesnej platformy internetowej wraz z panelem zarządzania treścią CMS.

Zamówienie realizowane jest w związku z projektem nr FEWP.06.17-IZ.00-0039/25, współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021–2027.

1. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest stworzenie nowoczesnego, responsywnego, bezpiecznego i dostępnego cyfrowo serwisu internetowego Fundacji „Otwarcie”, połączonego z panelem zarządzania treścią CMS.

Zamówienie nie dotyczy wyłącznie odświeżenia graficznego obecnej strony internetowej. Wykonawca powinien przygotować funkcjonalną platformę wspierającą:

• komunikację Fundacji z odbiorcami;
• prezentację działalności statutowej Fundacji;
• pozyskiwanie darczyńców;
• rozwój wolontariatu;
• współpracę z pracodawcami i partnerami;
• publikację ofert pracy;
• promocję projektów i działań Fundacji;
• prowadzenie kampanii fundraisingowych;
• przekazywanie darowizn online;
• promocję przekazywania 1,5% podatku;
• prezentację działalności placówek prowadzonych przez Fundację.

Wykonana platforma, kod źródłowy, dokumentacja, projekt graficzny oraz wszystkie dostępy mają zostać przekazane Fundacji w sposób umożliwiający jej samodzielne użytkowanie, utrzymywanie, modyfikowanie i dalszy rozwój serwisu.

2. Główne elementy platformy

Platforma powinna obejmować w szczególności:

• stronę główną Fundacji;
• panel CMS umożliwiający samodzielne zarządzanie treściami;
• podstronę dotyczącą projektu nr FEWP.06.17-IZ.00-0039/25;
• podstrony placówek i prowadzonych form wsparcia;
• moduł aktualności, wydarzeń, projektów i publikacji;
• sekcję dla wolontariuszy wraz z formularzem zgłoszeniowym;
• sekcję dla pracodawców umożliwiającą zgłaszanie ofert pracy;
• system moderacji i publikacji ofert pracy;
• moduł kampanii fundraisingowych i celów darowizn;
• integrację z zewnętrznym operatorem płatności;
• możliwość obsługi darowizn jednorazowych i – jeżeli pozwoli na to operator – cyklicznych;
• podstronę dotyczącą przekazywania 1,5% podatku;
• formularze kontaktowe;
• wyszukiwarkę treści;
• integrację z newsletterem;
• linki i integracje z mediami społecznościowymi;
• mapę strony;
• mechanizm zgłaszania problemów z dostępnością;
• migrację uzgodnionych treści z obecnej strony internetowej Fundacji.

3. Dostępność cyfrowa

Platforma musi zostać wykonana zgodnie ze standardem WCAG 2.2 na poziomie AA.

Wykonawca będzie zobowiązany w szczególności do zapewnienia:

• pełnej obsługi serwisu za pomocą klawiatury;
• logicznej i prawidłowej struktury nagłówków;
• odpowiedniego kontrastu tekstów i elementów interaktywnych;
• poprawnej współpracy z czytnikami ekranu;
• dostępnych formularzy, etykiet i komunikatów o błędach;
• widocznego fokusu klawiatury;
• możliwości powiększenia tekstu bez utraty treści lub funkcjonalności;
• poprawnego działania strony na telefonach, tabletach i komputerach;
• działania serwisu od szerokości 320 px;
• opisów alternatywnych dla zdjęć i grafik;
• napisów lub transkrypcji do materiałów multimedialnych;
• czytelnego i prostego języka;
• możliwości zatrzymania animacji i automatycznie zmieniających się treści;
• dostępności dokumentów zamieszczanych na stronie;
• przeprowadzenia testów automatycznych i manualnych;
• przekazania Fundacji raportu z testów dostępności.

Zastosowanie samej wtyczki dostępności lub przycisku zmiany kontrastu nie będzie uznawane za spełnienie wymagań WCAG 2.2 AA.

4. Panel CMS

Panel CMS powinien umożliwiać pracownikom Fundacji samodzielne zarządzanie stroną bez znajomości języka HTML i programowania.

CMS powinien umożliwiać między innymi:

• tworzenie, edycję i publikację treści;
• zapisywanie wersji roboczych;
• planowanie publikacji;
• podgląd treści przed publikacją;
• zarządzanie aktualnościami, wydarzeniami i projektami;
• zarządzanie podstronami placówek;
• zarządzanie kampaniami fundraisingowymi;
• zarządzanie ofertami pracy;
• obsługę zgłoszeń wolontariuszy;
• zarządzanie formularzami i adresatami powiadomień;
• eksport danych do plików CSV lub XLSX;
• zarządzanie menu, stopką, danymi kontaktowymi i komunikatami;
• tworzenie indywidualnych kont użytkowników;
• przydzielanie użytkownikom różnych ról i uprawnień;
• historię zmian i możliwość przywrócenia poprzedniej wersji treści.

Panel administracyjny powinien być dostępny w języku polskim lub posiadać pełną instrukcję obsługi w języku polskim.

5. Bezpieczeństwo i ochrona danych

Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa platformy, w szczególności poprzez:

• zastosowanie aktualnych i wspieranych technologii;
• szyfrowanie połączeń za pomocą HTTPS;
• odpowiednie zabezpieczenie panelu administracyjnego;
• ograniczenie liczby prób logowania;
• bezpieczne resetowanie haseł;
• zastosowanie uwierzytelniania wieloskładnikowego dla administratorów, jeżeli umożliwia to wybrana technologia;
• zabezpieczenie formularzy przed spamem i nadużyciami;
• walidację danych po stronie serwera;
• zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem;
• regularne wykonywanie kopii zapasowych;
• przechowywanie kopii zapasowych poza środowiskiem produkcyjnym;
• przeprowadzenie testu odtworzenia strony z kopii zapasowej;
• prawidłową konfigurację plików cookies i zgód użytkowników;
• przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO;
• ograniczenie zbierania danych do informacji niezbędnych do realizacji określonych celów.

Jeżeli wykonawca będzie miał dostęp do danych osobowych, hostingu, bazy danych lub kopii zapasowych, wymagane będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Domena, hosting, certyfikat, CMS, baza danych, repozytorium, konto operatora płatności, analityka oraz pozostałe konta techniczne powinny być założone na Fundację albo zostać przekazane Fundacji przed odbiorem końcowym.

6. Migracja treści

W ramach zamówienia wykonawca będzie zobowiązany do:

• przeprowadzenia audytu obecnej strony internetowej;
• przygotowania listy podstron i materiałów;
• wskazania treści przeznaczonych do przeniesienia, aktualizacji, archiwizacji lub usunięcia;
• wykonania kopii obecnej strony przed rozpoczęciem migracji;
• przeniesienia uzgodnionych treści, zdjęć i dokumentów;
• przygotowania przekierowań ze starych adresów stron;
• oznaczenia zakończonych projektów jako archiwalnych;
• aktualizacji nieaktualnych danych i sformułowań;
• aktualizacji oznaczenia „1%” na „1,5% podatku”.

Zakres migracji zostanie ustalony z Fundacją na podstawie audytu obecnego serwisu.

7. Szkolenie i dokumentacja

Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia szkolenia dla wskazanych pracowników Fundacji oraz przekazania dokumentacji w języku polskim.

Dokumentacja powinna obejmować w szczególności:

• instrukcję administratora;
• instrukcję redaktora;
• instrukcję wykonywania i pobierania kopii zapasowych;
• instrukcję odtworzenia serwisu;
• instrukcję aktualizacji platformy;
• procedurę postępowania w przypadku awarii;
• listę zastosowanych komponentów, bibliotek, wtyczek i licencji;
• raport z testów funkcjonalnych;
• raport z testów bezpieczeństwa;
• raport zgodności z WCAG 2.2 AA.

8. Prawa autorskie i własność platformy

Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania Fundacji:

• kodu źródłowego;
• kompletnej bazy danych;
• plików wdrożeniowych;
• plików edytowalnych;
• dokumentacji technicznej;
• projektu graficznego;
• repozytorium lub kompletnego archiwum kodu;
• wszystkich danych dostępowych;
• listy wykorzystanych komponentów i licencji;
• autorskich praw majątkowych do elementów przygotowanych indywidualnie na potrzeby Fundacji.

Przekazanie praw powinno umożliwiać Fundacji korzystanie z platformy, jej modyfikowanie, rozwijanie, adaptowanie i utrzymywanie przez dowolnego wybranego w przyszłości wykonawcę.

Platforma nie może być uzależniona od konta, serwera lub licencji należącej wyłącznie do wykonawcy, której Fundacja nie będzie mogła samodzielnie przejąć lub kontynuować.

9. Termin realizacji zamówienia

Planowany termin wykonania, uruchomienia oraz odbioru platformy: do 30 września 2026 r.

Szczegółowy harmonogram zostanie ustalony z wybranym wykonawcą i powinien obejmować co najmniej:

1. analizę potrzeb i audyt obecnej strony;
2. przygotowanie architektury informacji;
3. przygotowanie makiet;
4. przygotowanie projektu graficznego;
5. wykonanie i konfigurację platformy;
6. migrację treści;
7. testy funkcjonalne, bezpieczeństwa i dostępności;
8. wprowadzenie poprawek;
9. szkolenie pracowników Fundacji;
10. uruchomienie strony;
11. przekazanie dokumentacji i wszystkich dostępów;
12. odbiór końcowy.

10. Oferta powinna zawierać

Oferta wykonawcy powinna zawierać co najmniej:

• nazwę i dane wykonawcy;
• numer NIP;
• dane osoby wyznaczonej do kontaktu;
• opis doświadczenia wykonawcy;
• przykłady wykonanych stron lub platform internetowych;
• opis doświadczenia w realizacji stron zgodnych z WCAG;
• opis proponowanego rozwiązania technologicznego;
• opis proponowanego CMS;
• informację o sposobie zapewnienia bezpieczeństwa;
• informację o sposobie wykonywania i przechowywania kopii zapasowych;
• harmonogram realizacji;
• cenę całkowitą brutto;
• wskazanie wszystkich dodatkowych kosztów;
• informację o opłatach licencyjnych i cyklicznych;
• okres gwarancji;
• opis wsparcia technicznego po uruchomieniu platformy;
• deklarację wykonania serwisu zgodnie z WCAG 2.2 AA;
• deklarację przekazania kodu źródłowego, dokumentacji, dostępów i praw autorskich;
• informację o terminie związania ofertą.

Cena powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego wykonania i uruchomienia platformy.

11. Sposób i termin składania ofert

Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej na adres:

fundacja@otwarcie.pl

Termin składania ofert upływa:

20 czerwca 2026 r. o godz. 20:00.

W tytule wiadomości należy wpisać:

„Oferta – wykonanie platformy internetowej Fundacji Otwarcie”

Za termin złożenia oferty uznaje się datę i godzinę wpływu wiadomości na wskazany adres poczty elektronicznej.

Szczegółowe wytyczne techniczne i funkcjonalne dotyczące wykonania platformy stanowią załącznik do niniejszego ogłoszenia.

12. Pytania dotyczące ogłoszenia

Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia, wymagań, warunków realizacji lub sposobu przygotowania oferty można kierować drogą elektroniczną na adres:

fundacja@otwarcie.pl

Odpowiedzi na pytania będą przekazywane drogą elektroniczną.

13. Informacje dodatkowe

Fundacja zastrzega sobie prawo do:

• zwrócenia się do wykonawców o przedstawienie dodatkowych informacji lub wyjaśnień;
• wezwania do uzupełnienia oferty;
• przeprowadzenia negocjacji z wybranymi wykonawcami;
• wyboru oferty najkorzystniejszej z punktu widzenia potrzeb Fundacji;
• odstąpienia od wyboru wykonawcy;
• zakończenia postępowania bez wyboru oferty;
• zmiany lub odwołania ogłoszenia.

Cena nie musi stanowić jedynego kryterium wyboru. Fundacja może uwzględnić również doświadczenie wykonawcy, jakość wcześniejszych realizacji, proponowaną technologię, dostępność cyfrową, termin wykonania, okres gwarancji oraz zakres wsparcia po wdrożeniu.

14. Dane Zamawiającego

Fundacja na Rzecz Rozwoju Dzieci i Młodzieży „Otwarcie”
ul. Kilińskiego 1
62-500 Konin

e-mail: fundacja@otwarcie.pl
telefon: 63 249 68 77

KRS: 0000271226
NIP: 6652807387
REGON: 300479418

Projekt nr FEWP.06.17-IZ.00-0039/25 jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021–2027.